Notaio Terracina, studio notarile in San Doną di Piave, Venezia.

In ogni caso anche quando il notaio viene chiamato ad autenticare una scrittura privata redatta da altri (cioè dalle parti stesse o da professionisti o da altre persone di loro fiducia) deve controllare che tale documento sia conforme alla legge e corrisponda alla vera volontà delle parti, anche mediante la lettura prima che sia sottoscritto. Perciò  la differenza tra l’atto pubblico e la scrittura privata autenticata dal notaio si è molto attenuata.

In effetti il ruolo fondamentale del notaio è garantire il controllo di legalità, vale a dire che l'atto sia pienamente conforme alla legge oltre che alla volontà delle parti.

In ciò si differenzia da altri soggetti (vedi il funzionario del Comune) che si limitano con l'autentica a certficare l'identità di chi firma, ma non danno alcuna garanzia sul contenuto dell'atto.

In pratica le differenze principali sono le seguenti:

1. l’atto pubblico deve essere redatto dal notaio; se non è stato scritto personalmente dal notaio, deve essere da lui letto alle parti, che devono essere tutte presenti contemporaneamente davanti al notaio; deve essere scritto in lingua italiana (eventualmente, con la traduzione in lingua straniera) ed essere sottoscritto dalle parti e dal notaio nello stesso momento; deve essere conservato (salvo casi eccezionali) nella raccolta degli atti del notaio, ed è quindi soggetto al controllo del conservatore dell’archivio notarile;

• la scrittura privata può non essere redatta dal notaio, può non essere letta dal notaio alle parti e può essere autenticata anche da più notai (ciascuno dei quali attesta l’autenticità delle firme e l'identità delle parti che hanno sottoscritto l’atto in sua presenza). Inoltre il notaio non ha l’obbligo di conservarla, ma può rilasciarla in originale alle parti. (Per gli atti soggetti a pubblicità immobiliare o commerciale, la legge stabilisce però che il notaio deve conservare nella raccolta dei suoi atti anche le scritture private, se le parti non ne abbiano chiesto la restituzione).